Описание
До реализации проекта казначейская функция у Заказчика была децентрализована и имела ряд ограничений, влияющих на эффективность работы:
- Длительное согласование заявок. Процесс согласования заявок на расходование денежных средств был бумажным и многоэтапным. Заявки терялись, согласующие не видели актуальный остаток бюджета, что приводило к задержкам и перерасходу средств.
- Ручное формирование реестра платежей. На подготовку реестра платежей и платёжного календаря уходило 2–3 дня из-за необходимости ручного ввода данных и сверки с договорами.
- Нестандартные печатные формы. Печатные формы заявок (в том числе ЗРДС) не соответствовали корпоративному стандарту (шрифты, логотип, оформление), что создавало трудности при согласовании с контрагентами и банками.
- Ручная сборка PDF-комплектов документов. При массовых платежах сотрудники тратили до 1 часа на ручное объединение множества файлов в виде печатной формы заявки и вложений в единый комплект.
- Запаздывающая отчётность. Финансовая служба тратила несколько дней на консолидацию данных для формирования отчётов БДДС. Руководство получало информацию с опозданием.
Существовавшая система «1С:ERP» вела регламентированный учёт, но не закрывала операционные задачи казначейства. Руководство компании хотело избежать сложных и дорогостоящих интеграций нескольких систем.
Вместо установки новых программных продуктов, используемая ранее «1С:ERP» была функционально усилена с помощью отраслевого решения «БИТ.ФИНАНС/Проф». Такой подход исключил необходимость сложных интеграций и создал единое информационное пространство для казначейства и управленческого учёта.
Настройка казначейского процесса
Настройка казначейского процесса
На первом этапе специалисты объединили конфигурации «1С:ERP» и «БИТ.ФИНАНС/Проф», обеспечив единую информационную среду для управления денежными потоками и планирования платежей.
Далее была заведена нормативно-справочная информация. В системе сформированы статьи оборотов с типом БДДС, сопоставленные со статьями регламентированного учёта как по схеме «один к одному», так и «многие к одному», что позволило обеспечить корректную аналитику движения денежных средств и увязку управленческого и бухгалтерского учёта. ЦФО были настроены в соответствии с фактической организационной структурой Заказчика, что дало возможность формировать отчёты и план-фактный анализ по центрам финансовой ответственности.
Дополнительно настроили аналитика «Проекты» с типами значений: НМА и расходы на НИОКР, объекты строительства и объекты эксплуатации. Это обеспечило детализированный контроль затрат и инвестиций по ключевым направлениям деятельности компании. В систему также были заведены контрагенты, договоры, банковские счета и подразделения (МВЗ), что позволило формировать полный контур казначейских операций в разрезе необходимых аналитик.
Отдельным блоком была настроили разные типы платежей: «Аванс» и «Окончательный расчёт» с возможностью их ручного изменения. Это дало Заказчику гибкость при отражении различного рода расчётов с контрагентами и повысило точность планирования и исполнения платёжного календаря.
Автоматизированное согласование заявок
Реализовали единую форму заявки на расходование денежных средств, которую сотрудник заполняет, указывая проект и статью затрат. После заполнения заявка автоматически направляется по установленному маршруту согласования - настроено 4 типовых алгоритма. На каждом этапе согласующий видит актуальный остаток бюджета проекта, в случае превышения система может автоматически заблокировать заявку. Теперь все участники процесса всегда осведомлены о текущем статусе заявки благодаря встроенным уведомлениям.
Унификация печатных форм
В рамках работ по унификации печатных форм доработали форму заявки на расход денежных средств с учётом корпоративных стандартов Заказчика. В печатную форму был вшит фирменный шрифт «Ubuntu» с сохранением заданных размеров в полях, а также добавлен логотип компании, что обеспечило единый визуальный стиль документов. Для повышения удобства работы пользователей из формы заявки были скрыты поля «Сценарий» и «Назначение платежа (Упр)», а всплывающее сообщение у поля «Инициатор» изменено с формулировки «Пользователь, являющийся инициатором платежа ДС» на «Пользователь, являющийся инициатором закупки ТМЦ», что лучше отражает реальные бизнес-процессы клиента.
Автоматическая сборка единого комплекта документов
Проектная команда добавила специальную команду в документ «Реестр платежей»:
- для каждой заявки на расходование ДС генерируется её печатная форма (PDF) и сохраняется временно на сервере;
- присоединяются все вложения заявки, имеющие формат PDF;
- с помощью установленного на сервере конвертера все PDF-файлы (печатная форма 1-й заявки и её вложения, печатная форма 2-й заявки и её вложения, и т.д.) объединяются в один итоговый документ;
- временные файлы удаляются, итоговый PDF-файл прикрепляется во вложения реестра платежей.
Это полностью исключило ручную склейку документов и гарантировало правильный порядок следования листов.
Ускорение формирования управленческой отчётности
Благодаря аккумулированию всех данных в «БИТ.ФИНАНС/Проф» отчётность стала формироваться в 3 раза быстрее. Настроены:
- отчёт о движении денежных средств (БДДС) по статьям оборотов;
- план-фактный анализ по заявкам и проектам;
- анализ себестоимости проектов.
Теперь руководство получает ключевую управленческую отчётность уже на следующий день после закрытия периода, тогда как раньше этот процесс занимал несколько дней.
Дополнительно было настроено подключение мобильного приложения «БИТ.ФИНАНС», что позволило руководителям согласовывать заявки удалённо, не находясь в офисе. Выгрузка печатной формы реестра платежей в мобильное приложение также стала доступна.
