Описание проекта
В связи с ростом числа клиентов среди медицинских учреждений и увеличением объемов поставок администрация Kaz-Pharm обратилась в компанию «Первый Бит» для настройки полноценного учета торговых операций. Ранее учет велся в 1С:Бухгалтерия для Казахстана через сервис 1С:Fresh, что покрывало только базовые потребности. Однако по мере расширения бизнеса появилась потребность в отдельном инструменте для работы с оптовыми заказчиками и более детального контроля закупок, продаж, складов и финансов. Специалисты «Первого Бита» учли эти задачи и предложили внедрить решение 1С:Управление торговлей для Казахстана.
При переходе с 1С:Fresh специалисты «Первого Бита» перенесли остатки товарных групп, чтобы компания без сбоев продолжила работу в новой системе. Кроме того, в «1С:Управление торговлей» были загружены справочники контрагентов, история взаиморасчетов и ключевые настройки, что позволило сохранить целостность данных и не начинать учет «с нуля».
Для оптимизации складской работы Kaz-Pharm приобрела терминал сбора данных (ТСД), который специалисты интегрировали с системой. Теперь складской учет ведется в режиме реального времени: приемка, отгрузка и инвентаризация фиксируются через ТСД и сразу отражаются в базе, что исключает ошибки ручного ввода.
Также был настроен обмен между 1С:Бухгалтерия для Казахстана и 1С:Управление торговлей. Компания продолжает вести розничные операции в «Бухгалтерии», а учет по оптовым покупателям перенесен в «Управление торговлей». Такой разделенный подход позволил сохранить удобство работы бухгалтерии и при этом наладить полноценное управление оптовым направлением.
Отдельное внимание уделили налоговому учету: специалисты настроили источники происхождения товаров в «Бухгалтерии», что обеспечило корректную работу с модулем Виртуальный склад в ИС ЭСФ. Теперь при поступлении и реализации товаров все данные автоматически отражаются в государственном сервисе, что исключило дублирование операций и снизило риск ошибок при формировании ЭСФ.
Далее специалисты настроили управление продажами. Система формирует коммерческие предложения, отслеживает статус сделок и позволяет оформлять реализацию без лишних шагов. Теперь бухгалтеру не нужно вручную готовить корректировки или собирать информацию по возвратам — все данные формируются на основании документов. В результате оформление продажи занимает считанные минуты, а ошибки практически исключены.
Не менее важным блоком стало управление закупками. Система автоматически формирует заказы поставщикам на основе текущих остатков и планов продаж. Бухгалтер получает готовые документы и видит, где нужно скорректировать условия поставок. Для импортных операций реализовано формирование и ведение ГТД прямо в 1С: все данные по таможенным декларациям фиксируются в системе, что позволяет корректно учитывать себестоимость и налоги. Раньше для этих задач использовались отдельные Excel-таблицы и ручные сверки, теперь процесс стал прозрачным и быстрым, а риски недопоставок и ошибок в учёте сведены к минимуму.
Также была внедрена подсистема управления складом и запасами. Теперь компания может контролировать остатки товаров по каждому складу, учитывать движение по ячейкам и точно понимать, какие позиции требуют пополнения. Если раньше поиск товаров занимал время и часто возникали излишки, то теперь складская работа оптимизирована, а менеджеры получают актуальные данные по остаткам прямо во время общения с клиентами.
Завершающим этапом стало внедрение системы мониторинга показателей деятельности. Руководитель Kaz-Pharm теперь в любой момент видит ключевые метрики: объем продаж, динамику заказов, задолженности и валовую прибыль. Это позволяет принимать управленческие решения на основе данных, а не предположений. Таким образом, руководство получило «приборную панель бизнеса», которая помогает гибко реагировать на изменения на рынке и планировать рост компании.
Дополнительно специалисты внедрили расширение для загрузки номенклатуры из Excel. Теперь при поступлении товаров сотрудникам не нужно вручную вводить каждую позицию в 1С: достаточно загрузить один файл, где уже указаны наименования, количество и цены. Система автоматически создает документы с полным списком товаров, что значительно экономит время, исключает ошибки ручного ввода и упрощает работу с крупными партиями.